La comunicación asertiva es una herramienta de éxito para los ambientes virtuales.
Por Xavier Ruiz Castillo – Ecuador
El distanciamiento social que estamos experimentando nos lleva a utilizar varias herramientas digitales para recuperar, en la medida de lo posible, el contacto social y profesional, permitiéndonos así mantener las actividades productivas, la prestación de servicios, el consumo y las mismas relaciones personales.
Estoy seguro que hoy todos hemos escuchado alguna de estas frases al menos una vez
- Nos reunimos por Zoom.
- Te envío el link por whatsapp.
- Preferible, hacemos una videollamada por Skype.
- Sí te mandé el e-mail, ¿no lo viste?
¿Cuántas reuniones virtuales tuvieron hoy?, ¿Cuántos mensajes de whastapp respondieron?, ¿A cuántos dejaron en “visto”?, ¿cuántas llamadas recibieron e hicieron?. ¿enviaron audios en lugar de escribir sus textos?.
Vamos a dimensionar brevemente este entorno:
El gigante de la mensajería, Whatsapp, reveló que durante el fin de año 2019 y año nuevo 2020 se enviaron alrededor de 100 mil millones de mensajes en todo el mundo. (1).
El 14 de julio del 2020, se vivió un revuelo pues la aplicación de mensajería experimentó fallos, provocando las alertas de los usuarios de varios países. La dependencia a la plataforma es evidente. (2).
El uso de Zoom ha pasado de unos 10 millones de participantes en reuniones diarias en diciembre del 2019 a 300 millones en abril. (3). Google cada día agrega 3 millones de nuevos usuarios y su pico máximo llegó a 100 millones de participantes, en el mismo mes.
Inmersos en toda esta vorágine de comunicaciones, lo más prudente es que sepamos sacar el máximo provecho de cada reunión, mensaje, audio o video enviado, pues debemos tener presente que nuestros interlocutores están expuestos a la misma o mayor cantidad de comunicaciones que nosotros; ergo, los mensajes deben ser: breves, precisos e impactantes; que logren el resultado que buscamos. Eso es asertividad.
En este artículo, revisaremos la comunicación escrita, con cinco estrategias para comunicaciones asertivas al enviar mensajes digitales:
1. Enfocarse en el resultado.
Antes de presionar “enviar”: Anticiparse a la respuesta que pueda generar y sobre esta premisa, cuestionarse si el mensaje es íntegro y comunica lo que se desea transmitir. Si es posible, es una buena idea sustentar o completar el mensaje con contenido gráfico.
2. Menos, es más.
El tiempo es oro. Evitar el rodeo es un deber, pues las divagaciones crean confusión, se debe ir al punto directamente. Sin embargo, esto no quiere decir que se olvide la etiqueta social. Un saludo amable y gentil, es necesario y siempre bienvenido.
3. Fijarse en las formas, es más relevante de lo que parece.
Si los mensajes se envían a un teléfono, hay que tener presente, que debe hacerse en horas y días prudentes, que no invadan el tiempo personal o del hogar, salvo que sea una emergencia. La costumbre de enviar un mensaje de texto a altas horas de la noche “para no olvidarme”, es vulnerar el espacio del interlocutor, provocando en él, una resistencia.
La Netiqueta (etiqueta de la red) (4) es un área que debemos dominar ampliamente. Por mencionar algunas normas:
- a) Evitar escribir en mayúsculas solamente (parecerá que estás gritando)
- b) La aplicación adecuada de la gramática, redacción y ortografía. Evitar las abreviaturas, pues no todos están familiarizados con ellas.
- c) Cuando se escriba en chats grupales, tener claro la razón de ser del grupo y cuidar la coherencia.
- d) Y en los mensajes laborales, olvidarse del uso de emojis, memes o contenido informal. Evitar el envío de cadenas, spam u otro contenido inapropiado.
4. Prepararse para una respuesta inesperada.
Cada persona tiene una perspectiva particular para entender el entorno, que en varias ocasiones no converge con las nuestra. Siendo así, un mensaje podría ser interpretado de una manera distinta a la esperada, provocando una respuesta imprevista. Por este motivo, es menester estar preparados, con varios argumentos que soporten o apalanquen nuestro mensaje.
Recuerda que las personas primero consumimos la información emocional que emite un mensaje y posteriormente la información científica (numérica, histórica, geográfica, entre otras), es la manera en que nuestro cerebro trabaja para crear las percepciones del medio ambiente. Por este motivo, las marcas de gaseosa, siempre apelan al sentimiento de felicidad que provoca su bebida, antes que al contenido en mililitros de su envase.
5. Afinar la comunicación durante el camino.
Entablar comunicaciones es una aventura, como ya hemos anotado, cada interlocutor puede reaccionar de distintas maneras a un mismo estímulo. Es importante estar atento a las reacciones para ajustar las argumentaciones tanto emocionales como científicas en función del momento y ser oportunos para lograr los resultados deseados. Esta lectura de impactos en el interlocutor puede ser un reto especialmente complejo al no tenerlo físicamente presente, por eso aconsejo paciencia y objetividad para entender los mensajes recibidos.
En la próxima entrega revisaremos algunas estrategias para manejar reuniones virtuales.
FUENTES
(2) https://www.elcomercio.com/tendencias/caida-whatsapp-web-aplicacion-mensajeria.html
(4) https://www.iebschool.com/blog/reglas-basicas-netiqueta-redes-sociales/
