6 estrategias para el Ć©xito en tus reuniones virtuales
Por Xavier Ruiz Castillo – Ecuador
Los confinamientos, la distancia social, el uso de mascarillas y las restricciones para la movilidad, espectĆ”culos, negocios y toda actividad que pueda involucrar aglomeraciĆ³n y por ende, aumento del riesgo de contagio de Covid-19, han provocado que la tecnologĆa tome un espacio aĆŗn mĆ”s preponderante, que el que ya tenĆa a finales del 2019.
La necesidad del ser humano de mantener sus vĆnculos sociales, econĆ³micos y de salud, posicionaron a soluciones digitales de comunicaciĆ³n como la alternativa perfecta para mantenerse comunicado con el exterior, pero al mismo tiempo, a salvo.
Estamos de acuerdo en que una cosa es tener una reuniĆ³n presencial en una sala de juntas que una reuniĆ³n virtual en una sala de Zoom, Skype o Google Meetings, Āæverdad?
Desde las reuniones de los condĆ³minos para revisar el presupuesto de su conjunto residencial, pasando por el festejo de cumpleaƱos del pequeƱo de la casa, la entrevista del canal de televisiĆ³n, hasta la reuniĆ³n del gabinete presidencial, actualmente se realizan en plataformas virtuales.
Es importante entonces que tengamos presente seis estrategias que permitirĆ”n que nuestras reuniones se realicen con Ć©xito, aplicando la comunicaciĆ³n asertiva y al finalizar nos sintamos cĆ³modos y satisfechos con los resultado obtenidos.
1- Definir la plataforma tecnolĆ³gica a utilizar, segĆŗn la necesidad.
Para reuniones estructuradas, que requieran tener un respaldo grabado en audio y video, que estƔn disponibles para varios sistemas operativos, podemos mencionar:
Para reuniones informales y Ɣgiles, tenemos las alternativas de video llamada, algunas ya vienen pre instaladas por los fabricantes de los dispositivos, como:
- FaceTime
- Duo
- Messenger
Ā
2- Considerar la planificaciĆ³n de la reuniĆ³n, como lo propone la revista Business Insider.
Es fundamental preparar la reuniĆ³n con anticipaciĆ³n e invitar y esperar la confirmaciĆ³n de los asistentes, con esto se garantiza la asistencia.
Si es necesario, enviar informaciĆ³n anticipada y oportunamente para que los asistentes tengan el espacio para consumir y analizar la informaciĆ³n.
“Una agenda que contemple el tiempo y un orden de participaciĆ³nĀ es muy Ćŗtil, aquĆ donde los gestos de la presencialidad desaparecen para hacer las pausas o interrupciones que solemos hacer”.
AdemĆ”s, “si el contenido de la reuniĆ³n o charla no va a ser dado por el host, es importante tambiĆ©nĀ coordinar el rol y momentos que tendrĆ” cada participante de la reuniĆ³n.Ā AsĆ todos conocen quĆ© se espera de ellos en el evento” remarca. (1).
Es trascendental para el Ć©xito, que exista un moderador o āhostā que lleve la agenda del evento, considerando los tiempos asignados y permitiendo que se cumpla el orden de intervenciones para obtener los resultados deseados. El moderador tiene una responsabilidad definitiva en el Ć©xito global, debe ser alguien con una alta habilidad social, sentido de la oportunidad, detallista y sincrĆ³nico.
SerĆ” importante que busquemos la productividad constantemente, para aprovechar cada minuto del dĆa.
Ā
3- Puntualidad y preparaciĆ³n
Como siempre, la puntualidad es una demostraciĆ³n de respeto hacia el tiempo de los demĆ”s y permite cumplir con la agenda preparada.
AsĆ tambiĆ©n, tener listo y revisado el material que se piensa compartir con los asistentes, como presentaciones digitales, documentos, videos o audios.
4- Asistencia
Con la misma formalidad con que nos preparamos para una reuniĆ³n presencial, sugerimos actuar para una virtual.
Imagen personal y postura
Los rostros deben aparecer visibles. Las videoconferencias son mĆ”s efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal del otro. Por tanto, cada participante debe sentarse cerca de su cĆ”mara web para contribuir a recrear el ambiente de una reuniĆ³n presencial.
Hay que mantener el contacto directo con la cƔmara, hacer pausas para mirar a los interlocutores, tomar notas, ser activos y mantener una actitud enƩrgica.
Postura erguida. En una cita virtual, una posiciĆ³n erguida es fundamental para mostrar interĆ©s. Conviene hablar con frases cortas y en un tono de voz un 10% mĆ”s alto del habitual. (2)
Ā
5- Pedir retroalimentaciĆ³n
Aunque se mire que todos los asistentes tengan sus cĆ”maras encendidas, se mire que estĆ”n atendiendo, no necesariamente estĆ”n comprendiendo la exposiciĆ³n; y puesto que, en la vĆa virtual es mĆ”s complicado leer las comunicaciones no verbales, resulta imperativo pedir a la audiencia su retroalimentaciĆ³n sobre lo planteado, encontrando de esta manera las brechas que hace falta cubrir, asegurando que los contenidos han sido asimilados.
6- Y finalmente, Ā”micrĆ³fonos apagados!
Mientras no estemos hablando, es una cortesĆa con el resto de los asistentes evitar los ruidos de fondo que provocan los ambientes de cada uno.
Ā
Ā