6 estrategias para el éxito en tus reuniones virtuales
Por Xavier Ruiz Castillo – Ecuador
Los confinamientos, la distancia social, el uso de mascarillas y las restricciones para la movilidad, espectáculos, negocios y toda actividad que pueda involucrar aglomeración y por ende, aumento del riesgo de contagio de Covid-19, han provocado que la tecnología tome un espacio aún más preponderante, que el que ya tenía a finales del 2019.
La necesidad del ser humano de mantener sus vínculos sociales, económicos y de salud, posicionaron a soluciones digitales de comunicación como la alternativa perfecta para mantenerse comunicado con el exterior, pero al mismo tiempo, a salvo.
Estamos de acuerdo en que una cosa es tener una reunión presencial en una sala de juntas que una reunión virtual en una sala de Zoom, Skype o Google Meetings, ¿verdad?
Desde las reuniones de los condóminos para revisar el presupuesto de su conjunto residencial, pasando por el festejo de cumpleaños del pequeño de la casa, la entrevista del canal de televisión, hasta la reunión del gabinete presidencial, actualmente se realizan en plataformas virtuales.
Es importante entonces que tengamos presente seis estrategias que permitirán que nuestras reuniones se realicen con éxito, aplicando la comunicación asertiva y al finalizar nos sintamos cómodos y satisfechos con los resultado obtenidos.
1- Definir la plataforma tecnológica a utilizar, según la necesidad.
Para reuniones estructuradas, que requieran tener un respaldo grabado en audio y video, que están disponibles para varios sistemas operativos, podemos mencionar:
Para reuniones informales y ágiles, tenemos las alternativas de video llamada, algunas ya vienen pre instaladas por los fabricantes de los dispositivos, como:
- FaceTime
- Duo
- Messenger
2- Considerar la planificación de la reunión, como lo propone la revista Business Insider.
Es fundamental preparar la reunión con anticipación e invitar y esperar la confirmación de los asistentes, con esto se garantiza la asistencia.
Si es necesario, enviar información anticipada y oportunamente para que los asistentes tengan el espacio para consumir y analizar la información.
“Una agenda que contemple el tiempo y un orden de participación es muy útil, aquí donde los gestos de la presencialidad desaparecen para hacer las pausas o interrupciones que solemos hacer”.
Además, “si el contenido de la reunión o charla no va a ser dado por el host, es importante también coordinar el rol y momentos que tendrá cada participante de la reunión. Así todos conocen qué se espera de ellos en el evento” remarca. (1).
Es trascendental para el éxito, que exista un moderador o “host” que lleve la agenda del evento, considerando los tiempos asignados y permitiendo que se cumpla el orden de intervenciones para obtener los resultados deseados. El moderador tiene una responsabilidad definitiva en el éxito global, debe ser alguien con una alta habilidad social, sentido de la oportunidad, detallista y sincrónico.
Será importante que busquemos la productividad constantemente, para aprovechar cada minuto del día.
3- Puntualidad y preparación
Como siempre, la puntualidad es una demostración de respeto hacia el tiempo de los demás y permite cumplir con la agenda preparada.
Así también, tener listo y revisado el material que se piensa compartir con los asistentes, como presentaciones digitales, documentos, videos o audios.
4- Asistencia
Con la misma formalidad con que nos preparamos para una reunión presencial, sugerimos actuar para una virtual.
Imagen personal y postura
Los rostros deben aparecer visibles. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal del otro. Por tanto, cada participante debe sentarse cerca de su cámara web para contribuir a recrear el ambiente de una reunión presencial.
Hay que mantener el contacto directo con la cámara, hacer pausas para mirar a los interlocutores, tomar notas, ser activos y mantener una actitud enérgica.
Postura erguida. En una cita virtual, una posición erguida es fundamental para mostrar interés. Conviene hablar con frases cortas y en un tono de voz un 10% más alto del habitual. (2)
5- Pedir retroalimentación
Aunque se mire que todos los asistentes tengan sus cámaras encendidas, se mire que están atendiendo, no necesariamente están comprendiendo la exposición; y puesto que, en la vía virtual es más complicado leer las comunicaciones no verbales, resulta imperativo pedir a la audiencia su retroalimentación sobre lo planteado, encontrando de esta manera las brechas que hace falta cubrir, asegurando que los contenidos han sido asimilados.
6- Y finalmente, ¡micrófonos apagados!
Mientras no estemos hablando, es una cortesía con el resto de los asistentes evitar los ruidos de fondo que provocan los ambientes de cada uno.